Hochwasser: Ärztekammer gibt Tipps zum Umgang mit beschädigten Patientenakten

Von der aktuell verheerenden Flutkatastrophe sind auch viele Arztpraxen und Krankenhäuser betroffen. So sind nach Angabe der Kassenärztlichen Vereinigung allein in Nordrhein etwa 80 Arztpraxen nicht mehr oder nur noch bedingt arbeitsfähig. Da bei den Überschwemmungen – neben Inventar, medizinischen Geräten und Medikamenten – auch Patientenunterlagen beschädigt wurden, hat die Ärztekammer Nordrhein nun Hinweise veröffentlicht, wie mit diesen Akten zu verfahren ist.

Generell sind alle Ärzte zur ordnungsgemäßen Patientendokumentation verpflichtet und müssen die Patientenunterlagen in Papier- oder elektronischer Form entsprechend der vorgesehenen Aufbewahrungsfristen aufbewahren. Vom Hochwasser betroffene Arztpraxen, die diese Patientendaten sowohl digital als auch in Papierform dokumentiert haben, sind daher lediglich dazu verpflichtet, die zerstörten Unterlagen in Papierform datenschutzkonform zu entsorgen und möglichst einen entsprechenden Nachweis – beispielsweise ein Foto der Entsorgung – anzufertigen.

Patientenakten, die lediglich in Papierform vorliegen und deren Aufbewahrungsfrist noch nicht vorüber ist, sollen nach Möglichkeit getrocknet und erhalten werden. Eine Vernichtung dieser Akten könnte – im Falle eines Schadensersatzprozesses – zu Nachteilen führen. Sind sie jedoch nicht mehr lesbar, so sollte dieser Zustand mittels der Anfertigung von Fotos und möglichst unter der Anwesenheit von Zeugen dokumentiert werden. In diesen Fällen sollte die Berufshaftpflichtversicherung informiert werden. Die Vernichtung dieser Dokumente sollte durch ein Fachunternehmen durchgeführt werden und hat unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen – auch unter den Bestimmungen zur Schweigepflicht – zu erfolgen. Hierfür muss durch das Unternehmen eine Vernichtungsbescheinigung ausgestellt werden.